Gagner du temps au travail et avoir plus de temps pour toi: 9 conseils

Pouvoir se dégager une heure de plus par jour, c’est le rêve ultime, non ? Imagine que tu puisses caser 25 heures dans une seule journée. Le temps, c’est ce que l’on a de plus cher, il ne se monétise pas, il ne se rattrape pas. C’est pourquoi, aujourd’hui, je te livre 9 astuces pour gagner du temps au travail pour avoir plus de temps pour toi au quotidien.

Apprends à mieux gérer ton temps au travail pour l’optimiser, sans te rajouter du stress, grâce à ces quelques conseils pratiques. Cela commence par des méthodes pour mieux s’organiser, des suggestions pour être plus concentrée et des idées pour aller plus vite.

Prête à commencer à gagner du temps dans ton travail ?

T’organiser pour gagner du temps au travail

Avant de commencer une nouvelle semaine ou une nouvelle journée, je prends le soin de bien l’organiser.

C’est le meilleur moyen de commencer sereinement sa journée ou sa semaine de travail.

D’un côté de compte le temps que j’aurai chaque jour pour travailler, de l’autre je liste les tâches que je voudrais faire et le temps que je me fixe pour les faire.

Si ça matche, je n’ai plus qu’à caser ces tâches pour chaque journée. Sinon… je revois mes priorités !

Voici trois principes pour t’aider à mieux t’organiser au travail pour gagner ensuite du temps.

La règle des deux minutes

Cette règle nous vient de David Allen, l’auteur de Getting Things Done.

Avant d’écrire une tâche dans ta to-do list, réfléchit 2 secondes au temps qu’elle va te prendre pour l’exécuter.

Ça va te prendre moins de 2 minutes ? Et tu peux la faire tout de suite ?

Alors ne perds pas de temps à inscrire cette tâche dans ta to-do list et fais-la tout de suite !

Ainsi tu évites d’accumuler des tas de petites tâches sur ta liste que tu vas ensuite procrastiner parce que tu en vois beaucoup.

La règle des trois tâches

Même quand j’organise bien mes journées, je ne suis jamais à l’abri d’un imprévu. Ca arrive même beaucoup plus souvent qu’on ne le pense.

En général, je commence la journée par la tâche la plus grosse et qui me demande le plus de concentration (c’est aussi le matin où je suis la plus concentrée).

Mais quand je sens que ma journée dérape, je liste ce que je veux absolument faire dans la journée et ce que je peux reporter ou minimiser, voire annuler. Je revois mes priorités. Et comme cela, je n’ai pas l’impression de n’avoir rien fait.

Juste que je n’ai pas pu tout faire, mais que ça n’est pas grave, parce que le principal est fait.

Je te conseille de revoir régulièrement tes priorités dans la journée quand tu sens que celle-ci t’échappe.

Tu peux aussi te fixer au maximum 3 priorités le matin que tu dois absolument avoir terminé le soir.

Lance les tâches passives en priorité

Pour ce 3ème conseil pour gagner du temps au travail, gère ton boulot comme une recette de cuisine !

Quand tu cuisines, tu lis la recette avant de commencer, tu identifie ce que tu peux lancer pendant que tu te concentres sur la suite. Ainsi une recette où tout mis bout à bout dure 35 minutes, tu peux la réduire à 20 minutes, car tu auras couper les légumes en attendant que l’eau bouille.

Pour le travail, il y a peut-être des tâches passives que tu peux identifiées. Celles que tu vas déléguer par exemple.

Cela nécessite de prendre un peu de recul au début pour travailler plus efficacement ensuite.

Lire aussi Comment travailler efficacement pour atteindre tes objectifs ?

Te concentrer pour gagner du temps au travail

Tu arrives à être productive toi, quand tes enfants n’arrêtent pas de t’interrompre ?

Moi non, et c’est ce qui m’a perdu durant le premier confinement avec l’école à la maison. Il était très difficile d’avancer sur n’importe quelle tâche.

De plus, dédier le plus d’attention possible à chaque tâche, cela booste notre productivité, et c’est vraiment prouvé.

Coupe les notifs de ta boîte mail

Le petit carré qui t’annonce un nouveau mail… avoue que quand tu le vois apparaître, tu ne peux t’empêcher de le lire.

La première chose à faire est de couper cette notification. Cela fait des années que je l’ai fait et je ne reviendrais pas en arrière.

De toute façon, s’il y a vraiment une urgence, on t’appellera plutôt que de t’envoyer un mail.

Bon, mais si tu coupes les notifications de ta boîte mail, ce n’est pas une raison non plus d’aller la consulter toutes les 5 minutes !

Limite-toi à trois fois par jour… le matin après le café, par exemple, après le repas et un peu avant de quitter le boulot. C’est largement suffisant.

Transforme tes emails en boomerang

Tu as peut-être des mails assez récurrents à traiter chaque jour, comme répondre à des clients ou des prospects. Réserve-toi pour cela une plage horaire dans la journée pour tous les traiter en même temps. Par exemple, après le repas du midi.

Ce que tu vas faire quand tu consultes ta boîte mail le matin et en fin d’après-midi, c’est que tu vas reprogrammer ces emails. Tu peux le faire facilement avec Gmail.

Une extension chrome pour Gmail te permet d’être encore plus rapide dans la reprogrammation de ces mails, c’est Boomerang (utilisable en grande partie gratuitement).

Objectif zéro mails

As-tu déjà une fois vidé complètement ta boîte mail ?

Moi oui et ça fait un bien fou. Comme quand tu ranges ta maison. Tu te sens libérée d’un poids.

La technique du boomerang te permet déjà de reprogrammer les mails, ce qui est déjà pas mal.

Pour l’Inbox zéro, c’est encore un objectif pour moi. J’ai déjà essayé, mais ensuite j’oublie mes mails dans un dossier… je n’ai donc pas encore trouvé la formule parfaite.

C’est pourquoi je vais bientôt suivre une formation sur la méthode Zéro Courriel.

D’ailleurs, si toi aussi tu veux reprendre le contrôle de ta boîte mail, tu peux suivre ce webinaire gratuit: Comment maitriser sa boite mail grâce à la méthode Zéro Courriel.

Accélérer les tâches pour gagner du temps au travail

Enfin, dernier point, il est essentiel de minimiser en temps les tâches qui peuvent être exécutées plus rapidement.

C’est aussi le genre de tâche récurrente qui pourrait être automatisée. Voici trois astuces pour aller plus vite.

Automatise au maximum

Dès que tu peux automatiser, fais-le !

Le nombre de fois où je me suis dit « Ah mais cette séquence dans Google Sheet, je répète exactement la même toutes les semaines ! Il faudrait que j’en fasse une macro… »

Et évidemment, tu imagines, je ne le fais pas et je me répétais cette phrase toutes les semaines…

Alors, la semaine dernière, je me suis dit STOP. Je fais faire cette séquence et pour une fois, je vais prendre le temps d’enregistrer une macro pendant que je la fais. Et voilà !

C’est peut-être une demi-minute de gagnée chaque semaine, ce qui mis bout à bout, fait tout de même 26 minutes au bout d’un an !

Alors, mon conseil c’est d’arrêter de procrastiner et d’automatiser dès maintenant ce qui peut l’être.

Tape plus rapidement au clavier

Je me souviens qu’en étant au chômage au début des années 2000, je m’ennuyais un peu. Et il m’avait pris l’idée d’apprendre à taper au clavier sans regarder les touches.

J’avais trouvé un petit logiciel gratuit à l’époque (je doute qu’il existe encore).

J’ai passé quelques minutes tous les jours à m’entraîner et petit à petit, j’ai réussi à écrire plus rapidement au clavier.

Ma vitesse de frappe étonnait très souvent mes collègues ingénieurs. Forcément, ce n’est pas quelque chose qu’on apprend en école d’ingénieur 😂. Et pourtant… ça permet de vraiment gagner du temps au travail !

Aujourd’hui, tu peux commencer par tester ta vitesse de dactylographie avec 10fastfingers (c’est gratuit). Je viens de faire le test à l’instant, j’ai une vitesse de 64 mots par minute et une précision de 93%. Soit deux fois plus vite que la moyenne française.

Si tu es en dessous de 30 mots par minute, tu peux t’entraîner. 10 minutes par jour suffisent. Le site Typingclub est bien fait et gratuit !

La règle des 80/20

Pour terminer ces 9 conseils pour gagner du temps au travail, voici la règle des 80/20.

J’ai encore du mal avec cette règle, mais j’essaye petit à petit de l’intégrer dans mon business.

En général, 20% de tes efforts ont 80% d’impacts. Le but est donc de te concentrer sur ces 20%. Mais ce ne sont pas n’importe lesquels !

Identifie les petites tâches qui apportent vraiment une plus-value dans ton travail. Si tu dois faire un choix de priorité, tu te concentreras donc sur ces 20 %.

J’avoue que ce n’est pas forcément facile à identifier. Mais tu peux déjà ne pas attendre qu’un projet soit complètement finalisé pour le tester, par exemple.

Découvre d’autres idées pour savoir comment s’organiser pour être performant et serein

Le livre la 25e heure

Je vais maintenant te parler du livre qui m’a inspiré cet article : La 25ème heure, les secrets de productivité de 200 startuppers qui cartonnent. Il est écrit par Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont.

C’est un livre qui rassemble toutes les méthodes d’organisation pour être plus efficace et te focaliser sur ce qui compte vraiment.

Dans le but d’avoir plus de temps pour faire des choses qui t’intéresse vraiment, d’éviter les sollicitations permanentes et de te libérer des pensées parasites qui t’empêche de rester concentrée.

C’est un livre assez riche en méthodes, pas forcément toujours adaptable au bureau pour une maman active. Il est aussi assez orienté manager. Néanmoins, de bonnes astuces sont à y piocher.

👉 Retrouve le livre La 25e heure sur le site Decitre au format Poche.

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